Implementasi BSC & KPI di PDAM (Step 1) PEMAHAMAN

A.  Mengenal  BSC (Balanced Score Card)    

Menurut Kaplan dan Norton (1996), Balanced Scorecard merupakan alat pengukur kinerja eksekutif yang memerlukan ukuran komprehensif dengan empat perspektif, yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif bisnis internal, dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran.

Sementara itu Atkinson, Banker, Kaplan, dan Young (1997) mendefinisikan Balanced Scorecard sebagai “a measurement and management system that views a business unit’s performance from four perspectives: financial, customer, internal business process, and learning and growth”.

Suwardi Lubis, B.Psy. MBA/Dr.Ir. Prima A. Biromo (Step By Step in Cascading BSC) : “Suatu  alat manajemen kinerja (performance management tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator-indikator finansial dam non-finansial yang kesemuanyya terjalan didalam hubungan sebab akibat”

Mengapa BSC di PDAM, untuk mengukur kinerja PDAM diperlukan sistem manajemen kinerja (BSC) yang mampu melakukan :

  • Perencanaan Kinerja
  • Pemantauan Kinerja, dan
  • Evaluasi Kinerja

Selain mengukur kinerja perusahaan juga  menjadi Sistem  Manajemen Kinerja Individu, sebelum penerapan penerapan Manajemen Kinerja Individu diperlukan infrastruktur :

  • Struktur Organisasi   dan Job Discription unit kerja,Diperlukan pada saat cascading / penurunan sasaran dari level Organisasi, Divisi/Departemen/Bagian sampai  Sub Departemen/level terendah. Sasaran unit kerja diturunkan  menjadi sasaran kinerja individu.
  • Sistem penggajian dan promosi, Mempunyai aturan direksi tentang hasil kinerja individu sebaiknya menjadi dasar penggajian dan promosi.
  • Sistem Penghargaan dan Sanksi,  Mempunyai aturan direksi tentang Hasil kinerja individu sesuai target atau lebih dapat diberikan penghargaan (reward) dan sanksi bagi yang kinerja individunya tidak tercapai.
  • Pengembangan Karyawan,  Didukung dengan sistem pengembangan karyawan, dengan Hasil KInerja Individu dapat menjadi acuan untuk diberikan pengembangan/pelatihan.
  • Aplikasi Sistem Manajemen Kinerja,  Dukungan IT untuk meyiapan sistem informasi agar pengelolaan manajemen kinerja perusahaan dan individu  dapat lebih efisien dan akurat.
  • Job Analis,   Tersedia deskripsi pekerjaan dari masing-masing unit  dan indvidu, untuk mempermudah  mengisi penurunan  sesuai dengan lingkup tugasnya.

 

B.  Mengenal  KPI (Key  Performance Indicator)

Key Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Kunci adalah serangkaian indikator kinerja  kunci yang bersifat terukur dan memberikan informasi sejauh mana sasaran strategis yang berasal dari perencanaan strategis suatu suatu organisasi mulai dari tingkat Top Manajemen (korporat), kemudian diturunkan (Cascaded) ke unit-unit organisasi dibawahnya secara berjenjang dan berakhir sampai pada KPI tingkat Individu.

KPI bermanfaat bukan saja sebagai penggerak dan pendorong kinerja organisasi, namun lebih luas lagi, antara lain :

  1. Mendorong terjadinya perubahan paradigma evaluasi kinerja perusahaan yang lebih efisien dan meningkatkan motivasi serta komitment karyawan untuk memberikan kinerja tertingginya.
  2. Memberikan pemahaman enai ukuran keberhasilan setiap kegiatan yang dilakukan unit organisasi dan individu.
  3. Memberikan arahan yang jelas tentang target organisasi dan karyawan.
  4. Sebagai alat komunikasi yang efektif antara masing level jabatan.
  5. Sebagai bahan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat untuk perbaikan dalam masa pencapaian target tahunan.
  6. Menghilangkan sistem manajemen kinerja tradisonal yang sifatnya subjektif atau like and dislike.
  7. sebagai dasar untuk memberikan reward and punishment secara objektif, transfran, dan adil atas pencapaian kinerjanya.

Dalam penyusunan KPI harus memperhatikan syarat-syarat yaitu SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time Bound). Berikut uraian penjelasan :

  1. Specific, KPI tidak boleh didifinisikan secara umum, ambigu atau multi tafsir, tetapi harus secara jelas.  Contoh : “Target Produktivitas Pengolahan” = 1.000 M3 per hari.
  2. Measurable artinya dapat di ukur. Contoh : “Penggantian dan tera meter air” = 20% dari jumlah pelanggan.
  3. Attainable artinya dapat dicapai atau berada dalam kendali (controllable) organisasi atau unit organisasi. Contoh : “target Peningkatan pendapatan” dibebankan kepada Departemen/bagian keuangan, ini berada diluar kendali bagian keuangan. Target ini  lebih tepat dibebankan kepada Departemen/bagian Pemasaran atau Hubungan Pelanggan. Contoh lain yang tidak bisa 100% dalam kendali organisasi adalah “Peningkatan pemakai air pelanggan menjadi 20 M3/bln/plg”, hal ini masih dipengaruhi eksternal/pelanggan yaitu keinginan memakai sejumlah M3 air hak pelanggan, jadi target ini masih dipengaruhi ekternal.
  4. Relevant artinya harus dipastikan keterkaitan KPI yang dipilih dengan startegi objective-nya. Misalkan dalam hal stategi objective adalah “Meningkatkan tata kelola perusahaan (GCG) lalu dipilih KPI “Jumlah SOP (Standart Operasi Prosedur) yang dibuat” sebagai KPI.  Hal ini tidak relevant dengan  Stategi Objective-nya karena jumlah SOP bukan jaminan tercapainya “target tata kelola perusahaan/GCG”.  Sebaiknya dicari KPI yang lebih ada keterkaitannya, misal “GCG Index” yang lebih relevant dengan Strategi Objective-nya.
  5. Time Bound artinya  tidak terlepas dengan ukuran atau dimensi waktu seperti  /hari, /minggu, /bulan, dan /tahun.  Contoh ” Rata-rata penurunan NRW dari tahun sebelumya”=  1 %/tahun “Jumlah produksi IPA” = 1.000.000 M3/bulan.

C.   Penggunaan BSC vs  KPI (Key  Performance Indicator)

Implementasi pengukuran kinerja di PDAM Bandarmasih  menggunakan istilah BSC (Balanced Score Card).  Persepsi kami istilah BSC ini dipakai untuk mengukur kinerja corporate dalam 4 (empat) perspektif (keuangan, pelanggan, bisnis internal dan pertumbuhan & pembelajaran)  yang di tuangkan kedalam target tahun yang menjadi kontrak kerja Direksi dengan Walikota.

Dan selanjutnya untuk cascading (penurunan) 4 (empat) perspektif berupa strategi objective ke level Manajer sampai staf digunakan istilah  KPI individu.

Penetapan KPI dalam organisasi dilakukan dengan pendekatan :

  1.  Top – Down, pedekatan ini sering dilakukan dari ketetapa manajemen di cascading ke bawah. Implementasu dengan cara ini dibutuhkan komitment manajemen yang kuat untuk konsisten dalam pelaksanaan.  Dasar pengambilan pendekatan ini antara lain :
    • Hasil audit kinerja keuangan dan operasional yang menjadi pedoman penyusunan KPI corporate berdasarkan 4 (empat) perspektif).
    • Tekanan dari eksternal, misal dari pemilik  atau dewan pengawas yang meminta direksi PDAM focus dalam bidang hal tertentu yang akan di perbaiki/ditingkatkan, seperti penurunan NRW, peningkatan pendapatan (hal ini sering terjadi direksi baru pada perusahaan yang mengalami kondisi kurang sehat)
  2. Bottom – Up, pendekatan ini lebih pada tataran operasional yang sering dialami langsung oleh level dibawah direksi. kelemahan pendekatan ini lebih pada banyaknya informasi data operasional namun data strategis perusahaan kurang.

D.    Tingkat Keselarasan Penetapan KPI.

Pada saat pencapaian KPI bagus, namun tidak berdampak pada capaian strategic Objective,  hal ini sering terjadi disebabkan Kualitas (tingkat keselarasan) penetapan KPI tidak sesuai.  Sehubungan dengan kualitas KPI dapat dibagi menjadi :

  1. Kualitas 1 : Eksak

Kualitas 1 (Eksak) sering juga disebut sebagai “KPI Bermartabat“, karena Gap antara Capaian KPI dengan Strategic Objective paling kecil bahkan mendekati  “Nol”.

Contoh KPI paling bermartabat antara lain : jumlah pelanggan,  jumlah produksi, rasio pendapatan, presentasi penurunan NRW dll.    KPI eksak bisa juga  dinyatakan sebagai KPI utama yang sangat berpengaruh terhadap perubahan kondisi kinerja perusahaan yang akan dibuktikan setelah dilakukan Audit.

2.   Kualitas 2 : Proks (Proxy)

KPI Proxy ialah sebuah indikator yang tidak secara langsung mempengaruhi kinerja corporate  tetapi lewat  KPI lainnya yang dianggap mewakili hasil mereka.    KPI Proxy mempunyai  tingkat keselarasan lebih rendah dibandingakan KPI Eksak.

Contoh KPI Proxy antara lain :

  • “Jumlah keluhan pelanggan” untuk strategi objective “Meningkatkan kepuasan pelanggan”
  •        “Pembentukan DMA” untuk Strategi Objective “Menurunkan Tingkat Kehilangan Air/NRW”
  •       dll

Dengan kondisi seperti ini diperlukan cara yang dapat merubah dari KPI Proxy menjadi KPI Eksak,  caranya dengan melakukan penulusuran terhadap Strategic Objective nya, misalkan :

  • “Melakukan survey kepuasan pelanggan” untuk Strategi Objective “Meningkatkan kepuasan pelanggan”,  dimana hasilnya adalah Indeks Kepuasan pelanggan lebih Eksak

3.   Kualitas 3 : Aktivitas

KPI level Aktivitas ini hanya mengukur kegiatan-kegiatan semata, namun belum tentu  berdampak secara segnifikan terhadap strategi objective nya. Pada level ini Gap nya lebih besar lagi, karena yang di ukur hanya kesibukan kegiatan, bukan mengukur hasil kegiatan.

Contoh KPI aktivitas :

  • Jumlah Laporan yang dibuat,  untuk memenuhi SO “Penerapan GCG”
  •        Jumlah pelanggan yang dilayani, untuk memenuhi SO “Meningkatkan Kepuasan Pelanggan”
  •        Jumlah  Sosialisasi kebijakan SDM, untuk memenuhi SO “Meningkatkan Kepuasan Pelanggan”

Apakah KPI Aktivitas dapat dirubah menjadi KPI Aksak ? bisa, dengan cara menggali dari SO nya dengan cermat dan hati-hati, contohnya :

Untuk  KPI Aktivitas ” Jumlah Sosialisasi kebijakan SDM” dapat diganti dengan KPI Eksak “Persentase Karyawan yang paham kebijakan SDM”,  dengan cara melakukan post test setiap melakukan sosialisasi dengan nilai yang ditentukan sebelumnya.

E.    Polarisasi  KPI

Secara umum KPI Polarisasi KPI yang diartikan sebagai orientasi KPI sehingga jelas didorong kemana, dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok Nilai (KPI A to Z ; Yohanes Abdullah/Irra Hegwisi) :

  1. Polarisasi Positif,  semakin tinggi nilai KPI nya semakin tinggi capaian KPI nya, contoh : “Peningkatan Pendapatan 250 Milyar/tahun“, bila melampaui nilai tersebut maka Nilai Capaian semakin tinggi. Polarisasi Positif  menganut “The higher KPI Actual than KPI Target, the better
  2. Polarisasi Negatif,  semakin rendah nilai aktual KPI nya semakin bagus nilai capaiannya, contoh : Efisiensi biaya 95% dari anggaran“,  bila capaian KPI dibawah 95% maka nilai capaian makin bagus. Polarisasi Negatif menganut prinsif “The lower KPI Actual than KPI Target, the better
  3. Polarisasi Stabil , polarisasi yang mendorong nilai KPI Actual semakin  dekat dengan KPI Target, contoh ; ” Peneraan mater air ” dengan target =  25 %.   Dengan kata lain nilai KPI Aktual yang lebih atau kurang dari 75% mempunyai capaian kinerja relatif lebih rendah.  Polarisasi Stabil menganut prinsip ” The closer KPI Actual than KPI Target, the better

Metode penilaian capaian (Achievement) masing-masing kelompok orientasi KPI, adalah :

1. Polarisasi Positif

 1.1.  Capaian KPI Standart – Polarisasi Positif

Formula KPI Positif (standart)  =  (KPI Aktual/KPI Target) x 100

1.2. Capaian KPI Uptime – Polarisasi Positif

Formula KPI Positif (uptime) = 100% +  ((KPI Aktual/KPI Target)/ (1-KPI Target) x 15%

Polarisasi jenis biasanya untuk mengukur ketersediaan (availability) suatu layanan 24 jam atau uptime dibandingkan prestasi puncaknya 100%.  Apabila kondisi uptime  100%  sulit dicapai, maka KPI Aktual = 100% selayaknya diberi skor excellent.  Contoh KPI : ” % Uptime sistem TIK, % Uptime Electrical Power, % Uptime 24 hours service”.

1.3. Capaian KPI Indeks 4 – Polarisasi Positif

Formula KPI Positif (indeks 4) = 100% +  ((KPI Aktual/KPI Target)/ (4-KPI Target) x 15% 

Formula ini digunakan untuk KPI survey dengan skala 4.  Formula standart  memberikan nilai kurang realistis, misal nilai KPI Aktual 2  dengan formula standart Achievement = 67% (terlalu rendah) . Kalau menggunakan  Formula diatas (Calibrated) = 85% (realistis).  contoh penggunaan formula untuk : “90, indeks iklim kerja, indeks opini audit eksternal dll)

1.4. Capaian KPI Indeks 5 – Polarisasi Positif

Formula KPI Positif (indeks 5) = 100% +  ((KPI Aktual/KPI Target)/ (5-KPI Target) x 15%

Formula ini digunakan untuk KPI survey dengan skala 5.  Formula standart  memberikan nilai kurang realistis, misal nilai KPI Aktual 5 dengan formula standart Achievement = 125%. Kalau menggunakan  Formula diatas (Calibrated) = 115% (realistis)

 1.5. Capaian KPI Indeks 100 – Polarisasi Positif

Formula ini dibuat untuk memberikan Nilai KPI Aktual = 100 (contoh untuk indkes “Kepuasan Pelanggan, tingkat penyelesaian aduan” dengan skala 100) tidak pernah dapat dicapai, jadi dibuat kesepakatan bahwa skor Excellent diberikan pada KPI AKtual = 90.

Formula KPI Positif (100%) = (KPI Aktual/KPI Target)  +  (( KPI Actual – 50) / 100)©

dimana © adalah parameter untuk menentukan tingkat skor excellent, dalam hal ini nilai © = 2,4 untuk mendapatkan skor excellent bagi Nilai KPI Aktual = 90.

2. Polarisasi Negatif

2.1.  Capaian KPI Standart – Polarisasi Negatif

Polarisasi ini biasa digunakan untuk KPI “Kehilangan Air”, Efesiensi Biaya”, “rasio pegawai”, Rasio Biaya operasi terhadap pendapatan operasi”. Polarisasi ini menjelaskan bahwa KPI Aktual makin rendah maka bagus nilai kinerjanya, karena KPI ini berkaitan dengan resiko perusahaan.

Karena menanggung resiko perusahaan maka perhitungan Achievement KPI diberikan Funishment,  contoh nilai KPI Aktual sama dengan dua kali target , maka nilai achievement langsung diberi 0 %.

Formula KPI Negatif  = 200% – (KPI Aktual %/KPI Target%) 

2.2.  Capaian KPI Yes/No – Polarisasi Negatif

Polarisasi ini nilainya hanya ada dua 100 %  atau 0%, Yes or No, ada atau tidak ada, misal : “

Formula KPI yes/no  = 0 Then Achievement = 100%,  Else Achievement = 0%

3. Polarisasi Stabil

Polarisasi stabil mempunyai kriteria yang berbeda yaitu adanya deviasi positif dan negatif terhadap KPI Aktual = KPI target.  Contoh : “Peneraan Mater air ” = skor Excellent = 25%,   dimana ketentuan  Apabila :

> 20 % – 25 %                                     nilai   3

> 10 % – 20 %                                     nilai   2

0 % – 10 %  atau > 25%                    nilai   1

Formula KPI  = 100% +  ((KPI Aktual/KPI Target)/ (1-KPI Target) x 15%

CONTOH PERHITUNGAN ACHIEVEMENT POLARISASI : PLEASE KLIK MENU DOWNLOAD )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F.    Unsur Penilaian Kinerja Individu “Skor Prestasi Kerja vs Budaya Kerja  (Skor Individu)

Unsur penilaian kinerja individu (skor individu) di PDAM Bandarmasih menerapakan system gabungan antara Skor Prestasi Kerja dan Budaya Kerja.

Penilaian kinerja karyawan dengan Sebutan dan Angka, yang merupakan penjumlahan dari perhitungan penilaian prestasi kerja dan budaya kerja dengan perbandingan 60 : 40  ( 60% untuk Prestasi Kerja dan 40% untuk Bidaya Kerja)Perbandingan angka ini sebaiknya merupakan hasil kesepakatan bersama dalam tim penyusunan BSC.

KPI Prestasi kerja adalah KPI masing-masing individu berdasarkan Strategi Objective masing-masing bidang dan level pekerjaan lingkungan PDAM,   untuk Skor  Prestasi Kerja  dibagi mejadi skala 5 , yaitu:

  • Capaian > 110 %                                                diberi nilai 5
  • Capaian > 100 % s.d 110 %                              diberi nilai 4
  • Capaian   100 %                                                 diberi nilai 3
  • Capaian > 90 % s.d <100%                               diberi nilai 2
  • Capaian < 90 %                                                  diberi nilai 1

Contoh :

  • KPI Individu si Amir ada 7 =   ” nilai maksimum adalah 5″, maka Total Nilai Maksimum Si Amir adalah = 35
  •        KPI Actual  dari ke 7 KPI Individu mendapatkan nilai  21
  •        Maka rumus =   ( 21/35) * 60 = 36

 

Untuk Skor Budaya Kerja : “Untuk penilaian budaya kerja diberi nilai 1 s/d 5 untuk setiap unsur penilaian (sesuai pedoman penilaian kinerja PDAM Bandarmasih) dengan perhitungan total nilai dibagi nilai maksimum dikalikan dengan bobot”

Contoh :

  • KPI Budaya dan Potensi Diri  si Amir ada 8 =   ” nilai maksimum adalah 5″, maka Total Nilai Maksimum Si Amir adalah = 40
  •        KPI Actual  Bidaya dari ke 8 KPI Individu Budaya dan Potensi Diri  mendapatkan nilai  25
  •        Maka rumus =   ( 25/40) * 40 = 25

Total NIlai Prestasi Kerja + Nilai Budaya Kerja dan Potensi Diri =

                           36                     +            25                                              =   61

Total nilai dimasukan ke dalam Kriteria dibawah ini :

  • Istimewa                                = > 95 s.d > 100
  • Sangat Baik                           = > 85 s.d < 95
  • Baik                                        = > 60 s.d < 85.
  • Kurang                                   = > 50 s.d < 60
  • Sangat Kurang                      = < 50

Si Amir untuk BSC tahun 2017 mendapatkan nilai 61 atau dengan kriteria “Baik”

 

 

SELANJUTNYA PADA STEP 2 “AKAN DIBAHAS LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN BSC DI PDAM”

One Reply to “Implementasi BSC & KPI di PDAM (Step 1) PEMAHAMAN”

  1. Terimakasih sudah mau berbagi, semoga menjadi amal jariyah yang tidak pernah terputus, sehingga bermanfaat bagi pemilik Blog ini di yaumil akhir. Allohumma Aaamiiiiiin

Leave a Reply